Regulamin kontroli wewnętrznej

REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

ZESPOŁU SZKÓŁ PONADGIMNAZJALNYCH W DRZEWICY

 

PROCEDURY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

 

 

 

 

 

 

1. Regulamin kontroli wewnętrznej obowiązuje wszystkich pracowników Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy w zakresie odpowiednim do pełnionej funkcji i wykonywanych zadań określonych w przepisach prawa i zakresach czynności.
2. Dyrektor i Główny Księgowy Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy, stosownie do posiadanych upoważnień są zobowiązani do zapewnienia efektywnego działania kontroli wewnętrznej, w szczególności:

ü  Jednoznaczne, pisemne określenie zakresu zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników Zespołu;

ü  Bieżące aktualizowanie wszystkich zarządzeń wewnętrznych w miarę zmiany przepisów prawa, zmian organizacyjnych i wymagań w zakresie realizacji zadań;

ü  Zapoznanie podległych sobie pracowników z postanowieniami regulaminu;

ü  Bezzwłoczne i skuteczne reagowanie na stwierdzone nieprawidłowości.

3. Nieprzestrzeganie postanowień regulaminu stanowi naruszenie obowiązków służbowych.
4. Pracownik dokonujący czynności kontrolnych, sporządzający lub przyjmujący dokument jest zobowiązany do dokonania tego w pełnym zakresie swoich czynności, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
5. Pracownik, który na skutek niedopełnienia obowiązków, przekroczenia przepisów bądź niezastosowania się do uregulowań zawartych w regulaminie doprowadzi do powstania strat, poza odpowiedzialnością służbową i dyscyplinarną, ponosi również odpowiedzialność materialną zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.

 

 

 

PROCEDURY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

 

Rozdział I

ZADANIA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ I METODY ICH REALIZACJI

 

1. Zadania kontroli wewnętrznej:

ü  Zapewnienie zgodności wszelkich, działań z obowiązującym porządkiem prawnym, a także z ustalonymi normami, procedurami i instrukcjami ustanowionymi zarządzeniami wewnętrznymi;

ü  Sprawowanie nadzoru nad zachowaniem dyscypliny budżetowej, właściwym gospodarowaniem środkami będącymi w dyspozycji Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy;

ü  Zapobieganie powstawaniu strat, błędów i nadużyć;

ü  Ochrona majątku przed zniszczeniem, niewłaściwym rozchodem i marnotrawstwem

ü  Zagwarantowanie rzetelności, poprawności i kompletności ewidencji finansowo-księgowej oraz wiarygodności sprawozdań finansowych, budżetowych i innych dokumentów, w tym również informacji wykorzystywanych do celów zarządczych.

2. Realizacja powyższych zadań powinna odbywać się poprzez::

ü  Działanie prewencyjne w celu zapobiegania powstawaniu błędów, nieprawidłowości, działań niepożądanych i nielegalnych poprzez badanie, w ramach kontroli wstępnej, wszelkich projektów umów, porozumień, uzgodnień, zamówień, faktur i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań;

ü  Kontrolę bieżącą mającą na celu wykrywanie ewentualnych błędów i nieprawidłowości powstających w trakcie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych działań, przez porównywanie ich faktycznego przebiegu z wzorcami (plany, normy, procedury, instrukcje zawarte w przepisach prawa i w zarządzeniach wewnętrznych);

ü  Kontrolę następną polegającą na badaniu przedsięwzięć i operacji już zrealizowanych oraz odzwierciedlających je dokumentów;

ü  Ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób odpowiedzialnych za ich powstanie, a następnie podjęcie działań regulacyjno- korygujących mających na celu likwidację zaistniałych zjawisk negatywnych, a także wskazanie sposobów i środków zapobiegania powstawaniu ich w przyszłości.

3. Dokonując badań i ocen w procesie kontroli wewnętrznej, należy kierować się następującymi kryteriami:

ü  Kryterium legalności, tj. zgodności operacji gospodarczych, określonych stanów i działań z przepisami obowiązującego prawa (szczególnie przepisów o rachunkowości, finansach publicznych, zamówieniach publicznych, itd.);

ü  Kryterium celowości rozumianym jako zgodność operacji, stanów i działań z przyjętymi celami;

ü  Kryterium gospodarności oznaczające, że wszelkie działania dokonywane są zgodnie z zasadą racjonalnego gospodarowania;

ü  Kryterium rzetelności, które oznacza zgodność dokumentacji i stwierdzeń ze stanem faktycznym;

ü  Kryterium sprawności organizacji, czyli zdolność i elastyczność przystosowania do skutecznej i ekonomicznej realizacji zmieniających się zadań i celów.

4. W Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy realizowane są następujące rodzaje, formy i metody kontroli:

ü  Kontrola wstępna, bieżąca i następna;

ü  Kontrola funkcjonalna, samokontrola pracownicza;

ü  Kontrola systematyczna i doraźna na wniosek dyrektora, który stwierdzi konieczność ich przeprowadzenia;

ü  Kontrola metodą kompletną i wyrywkową.

ü  Kontrolę funkcjonalną należy rozumieć jako kontrolę sprawowaną w trybie nadzoru przez kadrę kierowniczą Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy w celu sprawdzenia prawidłowości i wyników pracy własnej.

 

Rozdział II

ORGANIZACJA I FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

1. System kontroli wewnętrznej w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy opiera się na istniejących przepisach prawa i dokumentach organizacyjnych normujących zasady funkcjonowania Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy, do których należą:

Przepisy prawa ogólnie obowiązujące;

ü  Zakresy czynności, obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników;

ü  Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, w tym:

ü  Polityka rachunkowości

ü  Instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych;

ü  Instrukcja kasowa

ü  Instrukcja inwentaryzacyjna

ü  Inne instrukcje i regulaminy obowiązujące w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy.

2. Organizacyjnie system kontroli wewnętrznej Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy przedstawia się następująco:

ü  Ogólny nadzór nad organizacją i sprawnym funkcjonowaniem systemu kontroli wewnętrznej sprawuje Dyrektor Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy, który w szczególności:

ü  Ustanawia i aktualizuje w formie zarządzeń dokumentację przyjętych nzasad rachunkowości oraz regulaminy i instrukcje wewnętrzne, a także dokonuje ewentualnych zmian w tych dokumentach;

ü  Czuwa nad prawidłowością wykorzystania sygnałów kontroli wewnętrznej i zewnętrznej, w tym nad prawidłowym wykorzystaniem ustaleń pokontrolnych;

ü  Kontrolę sprawuje główny księgowy, zobowiązany jest on do:

- nadzorowania prawidłowej realizacji obowiązujących regulaminów i instrukcji wewnętrznych;

- dokonywania wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej;

- dokonywania wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym Zespołu;

- dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;

- dokonywania innych czynności kontrolnych wynikających z zakresu obowiązków.

ü  Do przeprowadzania czynności kontrolnych zobowiązani są również:

- wszyscy pracownicy w zakresie samokontroli w celu sprawdzenia prawidłowości przebiegu swej pracy i jej wyników, zgodnie z ustalonym zakresem czynności- obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności;

- osoby jednorazowo powołane przez dyrektora do przeprowadzenia kontroli doraźnych, który stwierdzi konieczność ich przeprowadzenia.

 

Rozdział III

CENTRA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ- ZAKRES KONTROLI

1. Gospodarka finansowa.

Kontrola wewnętrzna obejmuje:

1. Nadzór i kontrolę nad zachowaniem dyscypliny budżetowej.
2. kontrolę prawidłowości prowadzenia gospodarki środkami budżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy.
3. kontrolę przestrzegania zasad gospodarki pieniężnej, w szczególności kontrolę:

ü  przestrzegania postanowień zawartych w aktualnie obowiązującej instrukcji kasowej;

ü  zachowania zasady dokonywania rozliczeń pieniężnych w formie bezgotówkowej, z ograniczeniem obrotu gotówkowego do niezbędnego minimum;

ü  ochrony wartości pieniężnych;

ü  prawidłowości operacji kasowych i bankowych i ich właściwego udokumentowania.

Osobą odpowiedzialną za stan gotówki w kasie oraz za prawidłowość operacji kasowych jest osoba, której powierzono sprawowanie funkcji kasjera, która złożyła pisemne oświadczenie o odpowiedzialności materialnej.

Nadzór nad prawidłowością gospodarki finansowej sprawuje Dyrektor Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy.

2. Kontrola gospodarki drukami ścisłego zarachowania.

1. Pod pojęciem druków ścisłego zarachowania rozumieć należy druki płatne oraz druki podlegające kontroli ilościowej, a w szczególności:

ü  Arkusze spisu z natury w momencie ich ponumerowania, ostemplowania, wpisania do ewidencji i wydania przewodniczącemu komisji spisowej;

ü  Druki świadectw szkolnych;

ü  Druki legitymacji szkolnych;

ü  Druki kasowe: KP, KW; druki czeków bankowych.

2. Kontrola gospodarki drukami ścisłego zarachowania obejmuje czynności mające na celu sprawdzenie, czy gospodarka ta prowadzona jest zgodnie z zasadami to znaczy czy:

ü  Druki oraz księgi druków są należycie przechowywane, tj. w sposób zabezpieczający je przed zniszczeniem, zgubieniem i dostępem osób nieupoważnionych;

ü  Ewidencja druków jest prowadzona bieżąco, w księdze druków, przez osoby którym je powierzono; zachowane są zasady przyjmowania i rozchodu druków.

Za właściwą gospodarkę drukami ścisłego zarachowania odpowiedzialny jest pracownik, któremu druki powierzono. W szkole odpowiedzialnymi pracownikami są: starszy referent do spraw dokumentacji szkolnej- świadectwa szkolne, legitymacje uczniowskie, arkusze spisu z natury, druki kasowe(KP, KW) oraz główny księgowy- czeki bankowe.

3. Kontrola gospodarki środkami rzeczowymi obejmuje:

1. Kontrolę gospodarki i ewidencji środków trwałych w zakresie:

ü  Prawidłowości prowadzonej dokumentacji;

ü  Właściwego wykorzystania i konserwacji środków trwałych;

ü  Ochrony przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub kradzieżą;

ü  Prawidłowości procedur pozyskiwania i likwidacji środków trwałych;

ü  Zgodności procedur zakupu z obowiązującymi przepisami prawa o zamówieniach publicznych.

 

2. Kontrolę w zakresie gospodarki środkami rzeczowymi sprawuje Dyrektor Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy.

Do kontroli, w zakresie posiadanych uprawnień zobowiązani są również pracownicy, którym powierzono składniki majątku rzeczowego.

4. Kontrola prawidłowości stosowania i ciągłości procedur i zasad ewidencji uregulowanych w aktach prawnych, zarządzeniach, regulaminach i instrukcjach wewnętrznych dotyczących funkcjonowania systemu rachunkowości.

W ramach kontroli wewnętrznej za wzorce służą:

 

1. Przepisy prawa dotyczące zasad prowadzenia rachunkowości.
2. Przepisy wewnętrzne ? to jest dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości w tym:

ü  Polityka rachunkowości

ü  Instrukcja obiegu dokumentów księgowych

ü  Instrukcja inwentaryzacyjna

ü  Instrukcja kancelaryjna

ü  Instrukcja kasowa

ü  Inne instrukcje i regulaminy obowiązujące w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy

 

 

Kontrola polega na badaniu zgodności wszelkich działań i procedur z postanowieniami zawartymi w aktach prawnych. Kontrolę tę wykonuje główny księgowy.

 

5. Kontrola środowiska informatycznego rachunkowości ? winna koncentrować się na badaniu zgodności zasad jego funkcjonowania z ustawą o rachunkowości, a w szczególności czy jest wykorzystywana zgodnie z jego przeznaczeniem, powinna również uwzględniać ochronę danych zapisanych na dyskach komputerowych. Dane powinny być archiwizowane przez poszczególnych użytkowników w formie najbardziej aktualnych kopii zapasowych na dysku komputera i alternatywnie na innym dysku (płyta CD, pendrive i inne). Komputery z danymi powinny być zabezpieczone odpowiednio hasłami poszczególnych użytkowników, które nie pozwolą na wgląd w dane osobom nieupoważnionym. W Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy dostęp i odpowiedzialność z tytułu odpowiedniego zabezpieczenia danych mają:

ü  Programy Księgowość Optivum, Płace Optivum, Płatnik i inne dokumenty zapisane na dysku komputera księgowości ? główny księgowy

ü  Programy dotyczące Sekretariatu: Hermes, SIO, inne dotyczące sekretariatu i uczniów zapisane na dyskach komputerów w sekretariacie ? starszy referent ds. dokumentacji szkolnej oraz referent.

 

Kontrolę wewnętrzną środowiska informatycznego prowadzi Dyrektor i administrator sieci komputerowej.

 

Rozdział IV

 

PROCEDURA POSTĘPOWANIA W WYPADKU WYKRYCIA

W TOKU KONTROLI ZJAWISK NEGATYWNYCH

 

1. W razie stwierdzenia podczas kontroli wewnętrznej nieprawidłowości pracownik kontrolujący zobowiązany jest podjąć stosowne działania korygujące:

ü  W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli wstępnej kontrolujący zwraca wadliwe dokumenty właściwym osobom z wnioskiem o dokonanie poprawek i uzupełnień;

ü  Odmawia podpisu dokumentów i zawiadamia o tym fakcie Dyrektora Szkoły

 

2. W razie ujawnienia w toku kontroli nadużycia względnie przestępstwa kontrolujący zawiadamia Dyrektora Szkoły oraz zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa.
3. Dyrektor po otrzymaniu zawiadomienia o przestępstwie zawiadamia organy ścigania o popełnieniu przestępstwa i wszczyna wewnętrzne postępowanie w celu wyjaśnienia okoliczności zaistnienia przestępstwa.
4. Na podstawie wniosków z postępowania wyciąga stosowne konsekwencje służbowe, dyscyplinarne i prawne wobec winnych zaniedbań.

 

Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego podpisania.